Từ 1/7/2025, công chứng phải có ảnh, cách mạng hóa quy trình công chứng

Nội dung luật Công chứng 2024

Luật Công chứng 2024 chính thức có hiệu lực từ 1-7-2025 với nhiều nội dung mới.

Trong đó đáng chú ý là quy định người đi công chứng phải chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản, dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.

Cụ thể, khoản 1 điều 50 Luật Công chứng năm 2024 quy định:

Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 điều này và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

Khoản 2 điều 50 quy định trường hợp không phải chụp ảnh khi công chứng là người có thẩm quyền giao kết giao dịch của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào văn bản giao dịch.

Công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong văn bản giao dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

Tại nghị định số 104/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng cũng dành điều 46 (chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng) hướng dẫn chi tiết quy định này.

Cụ thể, ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng phải đáp ứng ba yêu cầu.

Một là nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng.

Hai là rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh.

Ba là được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.

Nghị định cũng quy định trường hợp có nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh từng người ký trước sự chứng kiến công chứng viên hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến công chứng viên.

Còn trường hợp nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì chụp ảnh người ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các thời điểm hoặc địa điểm tương ứng.

Ảnh chụp là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng.

Tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Lưu ý về luật Công chứng 2024

Quy định về việc chụp ảnh trong công chứng không chỉ nhằm đảm bảo tính xác thực của giao dịch mà còn giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia. Việc thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các yêu cầu về chất lượng ảnh sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong hoạt động công chứng.