Thẩm quyền triệu tập, chủ trì và nội dung tổ chức cuộc họp của cộng đồng dân cư
Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố triệu tập và chủ trì tổ chức cuộc họp của cộng đồng dân cư để Nhân dân bàn và quyết định những nội dung được quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 và 6 Điều 15 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.
Tổ bầu cử (do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định thành lập) triệu tập và chủ trì cuộc họp của cộng đồng dân cư để bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố (*).
Trưởng Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố triệu tập và chủ trì cuộc họp của cộng đồng dân cư để cho thôi làm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố. Trường hợp Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố đồng thời là Trưởng Ban công tác Mặt trận thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã triệu tập và chủ trì cuộc họp sau khi thống nhất với Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã (**).
Trường hợp khuyết Trưởng thôn, Tổ trưởng Tổ dân phố thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ định đại diện Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố hoặc triệu tập viên là công dân có uy tín cư trú tại thôn, tổ dân phố triệu tập và tổ chức cuộc họp của cộng đồng dân cư để Nhân dân bàn và quyết định các nội dung trừ trường hợp quy định tại (*), (**) nêu trên.
Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố ủy quyền cho một thành viên Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố hoặc một công dân có uy tín cư trú tại cụm dân cư chủ trì, điều hành cuộc họp của cụm dân cư và báo cáo kết quả với Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố để tổng hợp vào kết quả chung của toàn thôn, tổ dân phố.
Theo khoản 1, 2 Điều 18 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở, thành phần tham dự cuộc họp của cộng đồng dân cư gồm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố, Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố, đại diện các hộ gia đình trong thôn, tổ dân phố.
Đại diện hộ gia đình là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có khả năng đại diện được cho các thành viên hộ gia đình; trường hợp hộ gia đình không có người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thì đại diện hộ gia đình là người được các thành viên hộ gia đình thống nhất đề cử hoặc ủy nhiệm.
Thành phần tham dự cuộc họp của cộng đồng dân cư
Thành phần tham dự cuộc họp của cộng đồng dân cư được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.
Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp phải thuận lợi, phù hợp với điều kiện thực tế để cộng đồng dân cư tham gia đầy đủ.
Thông tin về cuộc họp phải được thông báo trước ít nhất 2 ngày
Thông tin về cuộc họp của cộng đồng dân cư (theo Mẫu số 01 kèm Nghị định này) phải được thông báo đến thành phần tham dự ít nhất 02 ngày trước khi tổ chức cuộc họp bằng một trong các hình thức sau: Giấy mời, thông báo trực tiếp đến từng hộ gia đình, qua hệ thống truyền thanh của thôn, tổ dân phố, điện thoại, các ứng dụng mạng xã hội hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật do thôn, tổ dân phố thống nhất thiết lập và được niêm yết công khai tại nhà văn hóa, các điểm sinh hoạt cộng đồng của cụm, thôn, tổ dân phố.
Khoản 1, 2, 3 Điều 15 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở:
1. Chủ trương và mức đóng góp xây dựng cơ sở hạ tầng, các công trình công cộng trong phạm vi địa bàn cấp xã, ở thôn, tổ dân phố do Nhân dân đóng góp toàn bộ hoặc một phần kinh phí, tài sản, công sức.
2. Việc thu, chi, quản lý các khoản đóng góp của Nhân dân tại cộng đồng dân cư ngoài các khoản đã được pháp luật quy định; việc thu, chi, quản lý các khoản kinh phí, tài sản do cộng đồng dân cư được giao quản lý hoặc được tiếp nhận từ các nguồn thu, tài trợ, ủng hộ hợp pháp khác.
3. Nội dung hương ước, quy ước của cộng đồng dân cư.
Tài liệu gửi đến hộ gia đình ít nhất 2 ngày trước khi cuộc họp diễn ra
Tài liệu cuộc họp để cộng đồng dân cư bàn và quyết định phải được chuẩn bị đầy đủ trước khi tổ chức cuộc họp. Đối với các nội dung thuộc khoản 1, 2, 3 Điều 15 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở thì tài liệu phục vụ cuộc họp phải được gửi đến từng hộ gia đình, cá nhân liên quan ít nhất 02 ngày trước khi cuộc họp diễn ra bằng hình thức trực tiếp hoặc qua ứng dụng mạng xã hội hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật do thôn, tổ dân phố thống nhất thiết lập.
Trình tự tổ chức cuộc họp của cộng đồng dân cư
+ Người chủ trì cuộc họp của cộng đồng dân cư tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; thông qua chương trình cuộc họp; giới thiệu người để cuộc họp biểu quyết cử làm thư ký cuộc họp. Thư ký cuộc họp được quyết định khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp giơ tay biểu quyết đồng ý.
Căn cứ nội dung cụ thể của từng cuộc họp, người chủ trì hoặc người được phân công công bố các quyết định, văn bản liên quan theo chương trình cuộc họp.
+ Người tham dự cuộc họp thảo luận về những nội dung được người chủ trì hoặc người được phân công trình bày.
Đối với cuộc họp của cộng đồng dân cư để bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố; thành viên Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng, thành viên Ban Thanh tra nhân dân ở xã, phường, thị trấn thì đại diện Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố giới thiệu danh sách người ứng cử do Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố đã thống nhất với cấp ủy chi bộ thôn, tổ dân phố và đề nghị đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp tự ứng cử hoặc đề cử người có đủ tiêu chuẩn điều kiện để tham gia bầu.
Kết thúc thảo luận, người chủ trì cuộc họp tổng hợp các ý kiến thảo luận, đề xuất những nội dung cần được biểu quyết và phương án biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín để người tham dự biểu quyết lựa chọn. Phương án được lựa chọn khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp giơ tay biểu quyết đồng ý.
+ Biểu quyết đối với những nội dung đã được thảo luận
Đối với hình thức biểu quyết giơ tay, kết quả biểu quyết được kiểm đếm ngay tại thời điểm biểu quyết và được ghi vào biên bản cuộc họp.
Đối với hình thức biểu quyết bằng bỏ phiếu kín, người chủ trì cuộc họp đề xuất số lượng và danh sách Ban kiểm phiếu từ 03 đến 05 người (gồm Trưởng ban và các thành viên) để đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp biểu quyết bằng hình thức giơ tay. Ban kiểm phiếu được quyết định khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp giơ tay biểu quyết đồng ý.
Ban kiểm phiếu hướng dẫn thể lệ, cách ghi phiếu, bỏ phiếu và tiến hành phát phiếu.
Sau khi kết thúc bỏ phiếu, Ban kiểm phiếu tiến hành kiểm phiếu (Trong quá trình kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu mời 02 đại hộ gia đình tham dự cuộc họp chứng kiến việc kiểm phiếu) và lập biên bản kiểm phiếu theo mẫu số 02 kèm theo Nghị định này. Trưởng ban kiểm phiếu công bố kết quả kiểm phiếu tại cuộc họp. Biên bản kiểm phiếu được lập thành 03 bản và gửi kèm theo Quyết định của cộng đồng dân cư đến Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã và lưu tại thôn, tổ dân phố.
Theo khoản 2 Điều 20 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở, Quyết định của cộng đồng dân cư gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời gian cộng đồng dân cư bàn và quyết định;
b) Tổng số hộ gia đình thuộc cộng đồng dân cư; số người đại diện hộ gia đình có mặt; số hộ gia đình không có người đại diện tham dự;
c) Nội dung cộng đồng dân cư bàn;
d) Hình thức cộng đồng dân cư quyết định;
đ) Kết quả biểu quyết tại cuộc họp hoặc tổng hợp phiếu lấy ý kiến, kết quả biểu quyết trực tuyến của hộ gia đình;
e) Nội dung quyết định của cộng đồng dân cư;
g) Chữ ký của Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố, Trưởng ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố và 02 đại diện của các hộ gia đình.
+ Người chủ trì cuộc họp công bố kết quả biểu quyết đối với từng nội dung biểu quyết và kết luận cuộc họp. Quyết định của cộng đồng dân cư được thể hiện bằng các hình thức văn bản: nghị quyết, biên bản cuộc họp, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận của cộng đồng dân cư trong đó thể hiện rõ nội dung quyết định của cộng đồng dân cư theo quy định tại khoản 2 Điều 20 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.
Trường hợp cuộc họp bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố thì người trúng cử ra mắt cuộc họp. Nếu không xác định được người trúng cử thì nêu rõ lý do không bầu được Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố trong biên bản cuộc họp để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định việc tổ chức bầu lại.
Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ cuộc họp, chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp, quyết định đã được cộng đồng dân cư biểu quyết thông qua (theo Mẫu số 03 kèm theo Nghị định này) phải được gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã theo quy định tại khoản 3 Điều 20 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.
Theo quy định tại khoản 3 Điều 18 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở, trường hợp thôn, tổ dân phố có từ 200 hộ gia đình trở lên hoặc có địa bàn dân cư sinh sống không tập trung thì có thể tổ chức các cuộc họp theo từng cụm dân cư.
Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố có thể ủy quyền cho thành viên Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố hoặc một công dân có uy tín cư trú tại cụm dân cư chủ trì, điều hành cuộc họp của cụm dân cư và báo cáo kết quả với Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố để tổng hợp vào kết quả chung của toàn thôn, tổ dân phố.
Trường hợp tổ chức cuộc họp cụm dân cư
Trường hợp tổ chức cuộc họp cụm dân cư theo quy định tại khoản 3 Điều 18 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở, Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định phương án tổ chức cuộc họp sau khi thống nhất với Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố.
Phương án tổ chức cuộc họp theo từng cụm dân cư bao gồm các nội dung: số lượng cụm dân cư; người chủ trì hoặc được ủy quyền chủ trì cuộc họp từng cụm dân cư; dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, phân công thực hiện, báo cáo kết quả cuộc họp từng cụm dân cư và tổng hợp vào kết quả chung của toàn thôn, tổ dân phố.