Hệ thống thư điện tử (TĐT) công vụ được tỉnh xây dựng và đưavào vận hành từ năm 2011, với tên miền chung là daknong.gov.vn. Mặc dù số lượnghộp thư được cấp nhiều, nhưng hiện nay, việc sử dụng TĐT phục vụ công việcchuyên môn của các đơn vị vẫn còn hạn chế.
 |
Cánbộ Sở Thông tin và Truyền thông sử dụng thư điện tử trong xử lý công việcchuyên môn |
Chưa phát huy hết hiệu quả
Theo thống kê củaTrung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (Sở Thông tin và Truyền thông)thì hiện nay, toàn tỉnh đã có khoảng 3.000 cán bộ, công chức, viên chức tại 40đơn vị được cấp hộp TĐT và đã kích hoạt theo tên miền chung. Hiện tại, ở nhiềusở, ban, ngành, huyện, thị xã, việc sử dụng hộp TĐT đã phát huy tác dụng.
Theo đó, mỗi loại tờtrình, văn bản đã được các chuyên viên soạn thảo và chuyển cho cán bộ quản lýcác phòng, ban kiểm tra thông qua hộp TĐT. Sau khi kiểm tra xong, lãnh đạophòng, ban sẽ chuyển trực tiếp qua hộp TĐT của lãnh đạo cơ quan để trình duyệt.Khi đã hoàn tất, lãnh đạo sẽ gửi TĐT trả lời cho bộ phận phụ trách in sao và kýphát hành.
Qua thực tế sử dụng,nhiều cán bộ lãnh đạo đã khẳng định, dù công tác xa cơ quan, nhưng thông quaTĐT, họ vẫn có thể điều hành công việc một cách thông suốt. Đặc biệt, yếu tốbảo mật trong khi sử dụng hộp TĐT đã được thiết kế bảo đảm cho cả hệ thống,thông qua việc trao đổi trên máy chủ…
Tuy nhiên, theo ôngĐoàn Ngọc Vinh, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc Trung tâmCông nghệ thông tin và Truyền thông thì hiện nay, mặc dù số lượng được cấpnhiều, nhưng hiệu quả sử dụng của hệ thống TĐT trong các cơ quan Nhà nước trênđịa bàn tỉnh vẫn chưa cao. Các đơn vị sử dụng chưa thực sự khai thác hết nhữngtính năng, chức năng của hệ thống. Tỷ lệ văn bản trao đổi qua hệ thống TĐT vẫncòn thấp, chỉ chiếm khoảng 60%.
Nhiều cán bộ, côngchức chưa thường xuyên sử dụng TĐT trong công việc mà vẫn giữ thói quen sử dụngcác email miễn phí trong công tác như Yahoo, Gmail… nên nguy cơ thông tin bị lộra bên ngoài rất cao. Bên cạnh đó, nhiều văn bản vẫn phải gửi đồng thời qua 2đường là văn bản điện tử và văn bản giấy nên gây khó khăn cho một số cơ quanđang muốn “điện tử hóa” hoàn toàn văn bản điện tử. Hiện tại, toàn tỉnh chỉ mớicó 10 cơ quan, đơn vị sử dụng liên thông văn bản điện tử với nhau để trao đổicông việc…
Được biết, nguyên nhândẫn đến việc chưa phát huy hết hiệu quả sử dụng hộp TĐT vào hoạt động hànhchính Nhà nước là do nhận thức của một bộ phận cán bộ, công chức chưa đúng. Họkhông chịu thay đổi thói quen dùng văn bản giấy nên việc trao đổi qua TĐT bịhạn chế. Một số thủ trưởng cơ quan, đơn vị cũng chưa thực sự quan tâm và khuyếnkhích sử dụng TĐT trong cán bộ, công chức, viên chức…
Hơn nữa, hàng năm, SởThông tin và Truyền thông cũng đã mở các lớp tập huấn về sử dụng TĐT, nhưng cácđơn vị lại cử người đi không đúng đối tượng nên việc truyền đạt thông tin tớicác lãnh đạo cơ quan đã bị hạn chế, dẫn đến việc triển khai tại đơn vị khôngđược sâu rộng...
Đảy mạnh việc sử dụng TĐT
Xác định được hệ thốngTĐT không chỉ góp phần làm giảm chi phí cho các cơ quan, mà còn là giải pháptăng cường cải cách hành chính, vừa qua, UBND tỉnh cũng đã ban hành Quyết địnhsố 12/2012/QĐ-UBND về việc quy định quy chế quản lý, sử dụng hệ thống TĐT tronghoạt động của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn.
Theo đó, Sở Thông tinvà Truyền thông là cơ quan chuyên môn giúp UBND tỉnh thực hiện công tác quản lýhoạt động đối với hệ thống TĐT của tỉnh. Quy chế cũng quy định rõ các loại vănbản được phép trao đổi qua hệ thống TĐT gồm: thông báo, lịch công tác, giấymời, giấy triệu tập, văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, văn bản trao đổiphục vụ giữa các cơ quan, đơn vị…
Đối với những văn bảnchưa đáp ứng được các tiêu chuẩn theo quy định thì phải phát hành văn bản giấy(trừ những văn bản mật). Ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường,cơ quan, đơn vị phải scan văn bản đó theo file PDF gửi vào hộp TĐT của cơ quan,cá nhân có tên trong phần “nơi nhận”. Còn các loại văn bản phải sử dụng bộ mãký tự riêng mà gửi bằng các hộp TĐT miễn phí thì sẽ không được chấp nhận và coinhư cơ quan, đơn vị đó chưa gửi TĐT…
Mới đây, Sở Thông tinvà Truyền thông cũng đã tổ chức đoàn kiểm tra về nội dung sử dụng TĐT tại cácđơn vị đăng ký. Qua đó, đoàn đã đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị cần đẩy mạnh việcsử dụng TĐT vào trong quá trình xử lý công việc chuyên môn và nắm bắt, tháo gỡnhững khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Trong năm 2013, đơn vịcũng sẽ phấn đấu cung cấp thêm 2.000 hộp TĐT cho các cán bộ, công chức, viênchức cũng như tập trung rà soát lại nhu cầu của các đơn vị, địa phương để cóphương án bổ sung. Đồng thời, việc cung cấp thêm hộp thư cho các cán bộ, côngchức, viên chức ở cấp xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh cũng sẽ được chútrọng hơn.
Bài, ảnh:Lê Dung