Lưu trữ số - hành trình bắt buộc vì Quốc gia số

Trước bối cảnh Luật Lưu trữ (sửa đổi) vừa được Quốc hội thông qua, Hội nghị Lưu trữ số - The Next in Archive vừa được tổ chức bởi Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam và FPT IS với sự hỗ trợ chuyên môn từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã đưa ra những góc nhìn, giải pháp toàn diện về cả chuyên môn và công nghệ.

Sự kiện song hành bởi đơn vị chuyên sâu chuyên môn về lưu trữ và đơn vị hàng đầu về công nghệ thu hút gần 300 đại biểu là đại diện bộ, ngành, địa phương, Tập đoàn, Tổng công ty Nhà nước, Trung tâm lưu trữ lịch sử trung ương và địa phương, các nhà quản lý, nhà nghiên cứu…

Đây được xem là sự kiện tiên phong trong hành trình chuẩn bị thực hiện các nội dung đáp ứng quy định về Lưu trữ số tại Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 vừa được Quốc hội thông qua và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025, đòi hỏi sự chuẩn bị sẵn sàng và thay đổi toàn diện trong công tác lưu trữ ở tất cả các đơn vị, tổ chức liên quan.

“Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác”

Đó là khẳng định của ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong bài phát biểu tại hội nghị.

Theo ông Tùng: “Đây là hội nghị toàn quốc đầu tiên triển khai nội dung liên quan tới Luật Lưu trữ năm 2024 và phần khó nhất Luật là Lưu trữ số. Lưu trữ số là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động trong bối cảnh chuyển đổi số nhằm gìn giữ bằng chứng pháp lý về quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và lưu giữ thông tin có giá trị cho thế hệ tương lai. Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác.”

Nhận định này là xác đáng khi Việt Nam đang trải qua giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và truyền thông.

Lượng dữ liệu khổng lồ được tạo hàng ngày đặt ra yêu cầu cấp thiết về một giải pháp lưu trữ hiện đại, hiệu quả thay cho lưu trữ thủ công - phương pháp tiềm ẩn nhiều nguy cơ như tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng... dẫn đến mất mát và không có khả năng phục hồi.

Luật Lưu trữ năm 2024 quy định rõ yêu cầu về chuẩn hồ sơ, tài liệu lưu trữ số, đây chính là “hồi chuông” thúc giục các doanh nghiệp, tổ chức công nghệ vào cuộc để góp phần thúc đẩy chuyển đổi số lĩnh vực lưu trữ.

“Cùng với sự phát triển hết sức nhanh chóng của khoa học và công nghệ, Nhà nước ta đang đặt ra cho ngành Lưu trữ Việt Nam những yêu cầu rất mới trong việc quản lý, bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Vì vậy, chúng tôi nhận định việc chuyển đổi số trong Nhà nước và trong từng tổ chức, doanh nghiệp đối với hoạt động lưu trữ là cấp thiết, không thể trì hoãn, nhưng cần phải thiết thực, hiệu quả, khả thi trên cơ sở bảo đảm được một hạ tầng pháp lý rõ ràng, một hạ tầng công nghệ và kỹ thuật tương thích, một nguồn nhân lực sẵn sàng đáp ứng đúng các yêu cầu của nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ hiện tại và tương lai,” ông Hoàng Quốc Tuấn, Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam chia sẻ về bối cảnh và yêu cầu của lưu trữ số hiện tại.

Ở bài toán lưu trữ quốc gia, các đại biểu cho biết Nền tảng Lưu trữ số quốc gia đã được triển khai bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, với sự tham gia đồng hành của FPT IS là hạ tầng công nghệ đặc biệt quan trọng.

Nền tảng Lưu trữ số quốc gia được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 14721 đã được áp dụng tại nhiều quốc gia, trên cơ sở đó, FPT IS đã hoàn thiện giải pháp giải pháp Lưu trữ số - ArchiveNex. Đây là một giải pháp tin cậy, toàn diện, đã được kiểm nghiệm để giải quyết và quản lý bài toán lưu trữ cho Việt Nam.

Ông Đặng Thanh Tùng trực tiếp bày tỏ và ghi nhận đóng góp của FPT IS: “Tôi ghi nhận nỗ lực của FPT IS - đơn vị đã không ngại khó, không ngại khổ cùng cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ‘dò dẫm’ xác lập những bước đi đầu tiên và đồng hành cùng xây dựng Nền tảng Lưu trữ số quốc gia trong suốt gần 2 năm vừa qua.

Trong bối cảnh bài toán khó khăn lúc bấy giờ, sự chung tay của FPT IS chính là điểm sáng, là bước tiến quan trọng đầu tiên, cho chúng tôi niềm tin rằng nếu chúng ta đi cùng nhau thì chắc chắn sẽ không chỉ đạt được mục tiêu mà còn đi xa hơn nữa”.

Đại diện đơn vị công nghệ, ông Nguyễn Hoàng Minh, Tổng Giám đốc FPT IS, đơn vị triển khai nền tảng Lưu trữ số quốc gia chia sẻ: “Chuyển đổi số nói riêng và lưu trữ số nói chung đã và đang trở thành một yếu tố không thể thiếu trong sự phát triển của mọi tổ chức và nền kinh tế, đặc biệt khi 2050 số lượng tài liệu lưu trữ được dự đoán sẽ tăng lên 1000 lần.

Luật Lưu trữ mới đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc định hình và quản lý hệ thống lưu trữ số quốc gia. Trong bối cảnh đó, FPT IS vinh dự là một trong các đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và áp dụng chuẩn hệ thống lưu trữ mở OAIS vào lĩnh vực quản lý lưu trữ tại Việt Nam.

Bên cạnh đó, FPT IS cũng thấu hiểu thách thức và bài toán của các địa phương, các tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình triển khai thực hiện theo Luật Lưu trữ năm 2024…

Chúng tôi cam kết và sẵn sàng song hành cùng các đơn vị trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả giúp thực hiện công tác lưu trữ số, không chỉ đáp ứng luật mà còn kiến tạo giá trị mới cho các bài toán chung về chính phủ số, quốc gia số.”

Điểm mới của Luật và những thách thức đặt ra

Trong nội dung “Luật Lưu trữ năm 2024 và những yêu cầu đặt ra với Lưu trữ số”, Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh - Trưởng phòng Quản lý VTLT II, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã giới thiệu, phân tích các nội dung chính, điểm mới của Luật.

Trong đó, Tiến sỹ Chinh chỉ ra các quy định, cơ sở rõ ràng về chính sách lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về chuyển đổi số gồm các vấn đề về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ số, các chuẩn kỹ thuật lưu trữ để các cơ quan, tổ chức hiểu rõ và làm cơ sở triển khai.

“Các quy định về kho lưu trữ số là phần quan trọng để các Bộ ngành, địa phương triển khai lưu trữ số. Đây là một kho dữ liệu chuyên dụng gồm 3 cấu phần quan trọng: hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu và tài liệu lưu trữ.

Trong đó, hệ thống phần mềm được thiết lập nhằm thực hiện các hoạt động thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Về tiêu chuẩn, các gói tài liệu lưu trữ số cần tuân thủ và đáp ứng chuẩn SIP (gói tài liệu nộp), AIP (gói tài liệu lưu trữ), DIP (gói tài liệu sử dụng) cũng như mô hình lưu trữ số theo tiêu chuẩn ISO 14721.

Các đơn vị cần nắm rõ các quy định về tiêu chuẩn tài liệu số để lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp, bảo đảm thuận lợi cho việc kết nối liên thông và chia sẻ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam,” Tiến sỹ Chinh nhấn mạnh.

Đánh giá về các thách thức và vấn đề tồn trọng trước bài toán lưu trữ số, Tiến sỹ Chinh cho rằng, trong khi bài toán về Nền tảng Lưu trữ số quốc gia đã nhận được lời giải thì bài toán đặt ra cho các đơn vị, doanh nghiệp vẫn còn đó, trở thành vấn đề trăn trở.

Theo Tiến sỹ Chinh, hiện nhiều tổ chức chưa có hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, trong khi đó tài liệu đã được số hóa nhưng chưa được và khai thác và phát huy giá trị đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội.

Cùng góc nhìn này, chia sẻ về nhu cầu và thách thức khi triển khai lưu trữ số - Phản ánh từ các Chi hội/Hội viên thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Phó Giáo sư, Tiến sỹ Vũ Thị Phụng, Phó Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam đưa ra những vấn đề đáng suy nghĩ.

Chỉ cách đây một tuần, khi tới thăm một số chi hội và khảo sát công tác lưu trữ ở một số đơn vị tại địa phương, Phó Giáo sư, Tiến sỹ Vũ Thị Phụng vẫn bị “choáng" bởi những kho lưu trữ chứa đầy tài liệu giấy, để phủ bụi mà các cơ quan vẫn chưa tìm ra hướng giải quyết.

Theo bà Phụng, nhận thức về lưu trữ số trong các đơn vị còn hạn chế và lúng túng, việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ số đang chưa có sự đồng bộ giữa đơn vị công nghệ và đơn vị chuyên môn trong các cơ quan.

Với trình độ chuyên môn, số lượng nhân lực và ngân sách chi cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế, các vấn đề về nhập liệu, chỉnh lý và số hoá, xác thực bảo mật theo quy định Luật lưu trữ (sửa đổi) 2024 mới ban hành là các bài toán đầy thách thức mà các đơn vị cần có hành động và sự chuẩn bị kịp thời ngay từ bây giờ.

Lời giải chuyên môn và công nghệ

Luật Lưu trữ năm 2024 mở ra một thay đổi toàn diện trong công tác lưu trữ, đặc biệt gắn với bài toán lưu trữ số và sự tham gia của công nghệ.

Tại sự kiện, với tư cách là đơn vị đối tác công nghệ đồng hành cùng các bài toán của quốc gia, địa phương trong 30 năm qua, các chuyên gia FPT IS đã đưa ra các góc nhìn công nghệ và giới thiệu các giải pháp đảm bảo lưu trữ lâu dài hồ sơ, tài liệu có chữ ký số, Lưu trữ số ứng dụng giải pháp ArchiveNex, Giải pháp số hóa dữ liệu FPT - iSoma…

Ông Nguyễn Trung Hiếu - Giám đốc Giải pháp Lưu trữ số ArchiveNex – FPT IS đã có những chia sẻ chi tiết “Hiện nay, mặc dù đã quan tâm đến Lưu trữ điện tử nhưng phần lớn các cơ quan, tổ chức cơ bản đang chưa có hệ thống số hoá và quản lý lưu trữ có kiến trúc phù hợp đảm bảo cả 3 mục tiêu: Lưu trữ an toàn, Bảo quản lâu dài, Khai thác hiệu quả cũng như chưa có kiến trúc chung để tạo dựng nền tảng chia sẻ, phát huy tối đa giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Để giải quyết vấn đề trên, FPT IS đã xây dựng giải pháp phần mềm ArchiveNex dựa trên kinh nghiệm xây dựng nền tảng Lưu trữ số quốc gia đảm bảo tuân thủ mô hình OAIS - ISO 14721:2012 đạt chuẩn thế giới. Bên cạnh đó, FPT IS có lợi thế am hiểu các bài toán về kho dữ liệu số, hệ thống chính quyền số cũng như các bài toán chuyển đổi số cấp Bộ ngành.”

Cụ thể, ArchiveNex đảm bảo hỗ trợ từ khâu tiếp nhận, bóc tách dữ liệu phục vụ biên tập thông tin tài liệu, giúp tổ chức quản lý lưu trữ hiệu quả hồ sơ lâu dài; tới khai thác và truyền nộp thông tin liên ngành hoặc tới các tổ chức lớn. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi lưu trữ số an toàn, bảo mật tuyệt đối; đảm bảo khả năng tìm kiếm, truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác cùng khả năng phục hồi cao và tính tương thích với các hệ thống khác nhau thông qua NAS, SAN, API, S3…

Để đầu vào dữ liệu lưu trữ được số hóa chuẩn từ nguồn, FPT IS cũng đã sẵn sàng giải pháp số hoá dữ liệu iSoma - số hóa tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh, bản sao số các di sản văn hóa đa dạng quy mô, với dịch vụ xử lý số trên nền tảng số hoàn chỉnh từ bước phân tích nhu cầu lưu trữ đến tạo nội dung với các công nghệ AI tiên tiến nhất. Dữ liệu đầu ra được thể hiện đa dạng cách thức như các ấn phẩm in, thiết bị điện tử - web based và cả trên môi trường thực tế ảo.

Nhằm xác thực tài liệu lưu trữ điện tử được ký số có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn, Thạc sỹ Nguyễn Anh Tú – Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ kỹ thuật - Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin - Ban Cơ yếu Chính phủ cho biết, từ hiện trạng các quy định của pháp luật, thực trạng sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử và tình hình triển khai chữ ký số tại Việt Nam, Ban Cơ yếu Chính phủ đã nghiên cứu và triển khai trong thực tế giải pháp đảm bảo bất kỳ loại đối tượng dữ liệu nào khi được xác thực sẽ được bảo chứng về tính toàn vẹn, xác thực và tồn tại theo thời gian của đối tượng dữ liệu.

Hiện tại, trên hệ thống lưu trữ điện tử ArchiveNex áp dụng khả thi tại Lưu trữ hiện hành cũng như Lưu trữ lịch sử, các gói tin A.I.P lưu trữ đã được tạo bằng chứng chứng thực, sử dụng giải pháp của Ban cơ yếu đảm bảo tính pháp lý, an toàn thông tin lưu trữ cũng như bảo quản lâu dài theo chuẩn ISO 14533-4:2019.

Diễn ra song song bên lề sự kiện là triển lãm các sản phẩm Made by FPT IS tại triển lãm giải pháp công nghệ lưu trữ, bao gồm Giải pháp “Bản sao số lưu trữ số hóa” từ bộ giải pháp công nghệ 3D và thực tế ảo akaVerse, giúp ứng dụng các công nghệ mới trong lưu trữ/bảo tàng vật phẩm lịch sử, văn hoá…; Các giải pháp số hoá tài liệu iSoma; Giải pháp Quản lý và lưu trữ tài liệu pháp lý FPT.LDMS, Giải pháp Lưu trữ điện tử ArchiveNex; Hệ thống văn phòng số d-Office giúp tạo nên hệ thống phần mềm toàn diện cho quy định về lưu trữ số.

Với các góc nhìn song hành của nhà quản lý, nhà chuyên môn và nhà công nghệ, sự kiện có ý nghĩa khởi xướng và mở ra những hướng đi mới hiệu quả cho công tác lưu trữ tại các đơn vị, tổ chức trên toàn quốc.

Trong thời gian tới, Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng các đơn vị công nghệ tiên phong như FPT IS sẽ tiếp tục đưa ra những thông tin, giải pháp cụ thể, cùng kiến tạo các giá trị để thay đổi, đóng góp cho quốc gia và các địa phương, đúng theo tinh thần The Next in Archive.