Lưu trữ ký ức cho mai sau

Không có giờ nghỉ, ngày nghỉ

Gần 2 tháng nay, anh Nguyễn Văn Quý, chuyên viên Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện chưa một lần về thăm gia đình mặc dù vợ con anh ở xã Quảng Hòa, cách nơi anh làm việc chỉ vài chục km.

Thời gian trước, dịp cuối tuần, anh đều tranh thủ về thăm vợ, thăm con. Thế nhưng, bây giờ, công việc nhiều nên mỗi cán bộ, công chức như anh đều phải hi sinh lợi ích cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ trước khi kết thúc sứ mệnh cấp huyện.

Giờ hành chính, ngoài làm việc chuyên môn, anh còn tranh thủ cùng đồng nghiệp soạn thảo, đóng gói hồ sơ, tài liệu để kịp bàn giao theo tiến độ yêu cầu.

Anh Quý cho biết: “Nhiều người hỏi tôi có nhớ nhà không? Nhưng quả thực, thời gian này, công việc quá nhiều, nhất là hồ sơ, sổ sách giấy tờ của phòng đều mang tính bảo mật, lưu trữ vĩnh viễn nên chúng tôi phải tập trung cao độ để sắp xếp, phân loại. Do đó, thời gian để nhớ nhà, nhớ con cũng ít dần. Đôi lúc chỉ gọi điện thoại, zalo gặp vợ con vài ba phút rồi cũng thôi”.

Cũng theo anh Quý, chỉ còn hơn 2 tuần nữa, cấp huyện kết thúc sứ mệnh. Thời điểm gấp rút này, tất cả mọi người đều cố gắng hết sức để công việc bình thường không ngừng trễ, chậm trễ và hoàn tất mọi hồ sơ, sổ sách, giấy tờ bàn giao. Cũng may, vợ anh hiểu được chủ trương của Đảng, Nhà nước và công việc của chồng giai đoạn này nên luôn đứng sau ủng hộ, đảm nhận việc nhà, chăm sóc con cái để anh yên tâm làm việc.

Chị Trần Thị Thanh Nga, chuyên viên Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện dù gia đình ở gần nhưng hơn 1 tháng này, sáng, trưa, chiều tối, kể cả thứ bảy, chủ nhật, phần lớn chị đều có mặt ở cơ quan để làm việc. Chị Nga cho rằng, mỗi công việc, nhiệm vụ đối với cấp huyện hiện nay rất cấp bách, có lộ trình, thời gian rõ ràng và giao trách nhiệm cụ thể cho mỗi người nên ai cũng phải xắn tay vào để hoàn thành. Ngoài công việc chuyên môn, chị Nga và đồng nghiệp còn phân loại, sắp xếp tài liệu và theo dõi việc vận chuyển tài liệu xuống kho lưu trữ bảo đảm an toàn, bí mật.

“Do khối lượng nhiều, tài liệu đóng thùng nặng, lên xuống cầu thang khó, trong khi người ít nên chúng tôi phải thuê người bưng các thùng tài liệu xuống kho lưu trữ. Quá trình bưng bê, di chuyển, chúng tôi đều có người giám sát, đi theo để bảo đảm bí mật tài liệu. Công việc nhiều cũng có lúc mệt, áp lực, nhưng chúng tôi động viên nhau cùng cố gắng”, chị Nga cho biết.

Ông Phạm Văn Duẩn, Trưởng Phòng Tài chính - Kế hoạch thông tin, Phòng Tài chính - Kế hoạch giấy tờ, tài liệu rất nhiều và đều thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn. Do đó, cán bộ, công chức trong phòng làm việc gấp hai, gấp ba lần ngày trước thì mới bảo đảm hoàn thành trước khi kết thúc cấp huyện.

“

Anh em chúng tôi làm việc không kể ngày, đêm hay thứ bảy, chủ nhật, có thời gian rảnh là làm thì mới kịp tiến độ. Đối với một số tài liệu, hồ sơ dang dở chưa bàn giao do liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn thì chúng tôi vẫn tiếp tục thực hiện. Khi nào kết thúc cấp huyện, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm kê, phân loại, đóng gói và bàn giao

Ông Phạm Văn Duẩn, Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Đắk Glong

“Anh em chúng tôi làm việc không kể ngày, đêm, hay thứ bảy, chủ nhật, có thời gian rảnh là làm thì mới kịp tiến độ. Đối với một số tài liệu, hồ sơ dang dở chưa bàn giao do liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn thì chúng tôi vẫn tiếp tục thực hiện. Khi nào kết thúc cấp huyện, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm kê, phân loại, đóng gói và bàn giao”, ông Duẩn cho biết.

Tăng cường quản lý lưu trữ tài liệu

Theo ông Trần Quốc Hiền, Trưởng Phòng Nội vụ huyện Đắk Glong, huyện hiện có kho lưu trữ tài liệu và đã phân bổ không gian lưu trữ cho từng phòng. Đến nay, Phòng Nội vụ cùng Phòng Tài chính - Kế hoạch đã chỉnh lý 53m tài liệu. Khoảng 90% hồ sơ từ vài năm trở lại đây đã được số hóa và lưu trên hệ thống iOffice.

Hiện nay, công tác lưu trữ tài liệu được huyện thực hiện theo hướng dẫn, quy định, cơ bản bàn giao nguyên trạng, bảo đảm tính phân loại rõ ràng. Các phòng, cá nhân tự chịu trách nhiệm quản lý tài liệu của mình.

Đến nay, công tác phân loại, thống kê và đóng gói hồ sơ, tài liệu lưu trữ của địa phương cơ bản đã hoàn thành, chờ ngày bàn giao. Những hồ sơ còn dang dở sẽ được kiểm kê, đóng gói và bàn giao trước ngày 30/6 khi huyện kết thúc hoạt động.

“Do khối lượng tài liệu lưu trữ nhiều, cho nên lãnh đạo huyện cũng như Phòng Nội vụ thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở và quán triệt tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức bảo đảm bàn giao hồ sơ, tài liệu theo đúng yêu cầu. Thời gian giờ chỉ còn đếm từng ngày, do đó, chủ trương của địa phương là việc nào phải xong việc đó, không chờ đợi, kéo dài và làm việc với tinh thần, trách nhiệm cao nhất của người cán bộ, công chức đối với địa phương, với Nhân dân”, ông Hiền cho biết.

Không riêng Đắk Glong, hiện nay, tất cả các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Đắk Nông đều cơ bản hoàn thành việc đóng gói hồ sơ, tài liệu lưu trữ để bàn giao theo yêu cầu. Để nâng cao công tác lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, UBND tỉnh Đắk Nông đã ban hành Chỉ thị số 03 từ tháng 4/2025.

UBND tỉnh yêu cầu, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, địa phương phải chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư, bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu. Tất cả hồ sơ, tài liệu được lưu trữ theo từng phông chuyên biệt, bảo đảm thống nhất và tập trung. Khi một cơ quan, đơn vị kết thúc hoạt động, tài liệu phải được đóng phông lưu trữ để quản lý tập trung.

Cùng với Chỉ thị số 03, Sở Nội vụ đã ban hành Hướng dẫn số 03 để triển khai thực hiện. Theo hướng dẫn, các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hoặc có thời hạn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh trước ngày 25/4/2025. Đối với tài liệu đang số hóa, thời hạn giao nộp là trước ngày 15/6/2025.

Những tài liệu chưa được chỉnh lý sẽ được thống kê, đóng gói và chuyển vào Lưu trữ huyện để bảo quản. Trước khi UBND cấp huyện kết thúc hoạt động, Chủ tịch UBND huyện phải bàn giao toàn bộ tài liệu lưu trữ cho Chủ tịch UBND xã mới thành lập hoặc UBND xã trên địa bàn có kho lưu trữ. Những công việc chưa hoàn thành sẽ tiếp tục được xử lý cho đến khi kết thúc hoạt động.