Hàng loạttài liệu, thư tịch, sắc phong, châu bản... từ thế kỷ 18 đến thời vua Bảo Đại,được công bố trong cuốn Kỷ yếu Hoàng Sa, đều chứng minh sự cai quản liên tục vềmặt nhà nước của Việt Nam ở quần đảo này.
Chỉ thị của Thái phó Tổnglý quản binh dân chư vụ thượng tướng công nhà Tây Sơn ngày 14/2 năm Thái Đứcthứ 9 (1786) với nội dung, sai Cai đội Hoàng Sa cưỡi 4 chiếc thuyền câu vượtbiển thẳng đến Hoàng Sa cùng các sứ cù lao ngoài biển, tìm nhặt đồ vàng, bạc,đồng và các thứ đại bác, tiểu bác, đồi mồi, vỏ hải ba chở về kinh, tập trungnộp theo lệ. Văn bản phát hiện ở làng MỹLợi, huyện Phú Lộc, tỉnh Thừa Thiên - Huế với nội dung xử lý vụ kiện giữaphường Mỹ Toàn (nay là làng Mỹ Lợi, xã Vinh Mỹ) và phường An Bằng (xã Vinh An)về việc tranh chấp một chiếc vỏ thuyền của đội Hoàng Sa dạt vào bờ biển giápranh giữa hai phường này. Văn bản cho thấy, năm 1760, dưới thời vua Lê HiểnTông (1740 - 1786) đã có cai đội Hoàng Sa chuyên trách quản lý và khai thác sảnvật ở quần đảo Hoàng Sa. Bản gốc bằng chữ Hán được viết trên giấy dó. Tờ lệnh của họ Đặng ở đảoLý Sơn (Quảng Ngãi) gồm bốn trang, dài 36cm, rộng 24cm và còn nguyên vẹn, ghirõ ngày 15/4 năm Minh Mạng thứ 15 (1834), quan tỉnh Quảng Ngãi phái đội thuyềnba chiếc ra canh giữ đảo Hoàng Sa. Theo giới nghiên cứu, tuy chỉ vỏn vẹn vàitrang nhưng tờ lệnh này chứa đựng nhiều thông tin quý, nêu rõ danh tính, quêquán của từng binh thuyền vâng lệnh triều đình đi lính Hoàng Sa, không chỉriêng huyện đảo Lý Sơn mà còn ở các vùng quê ven biển khác tại Quảng Ngãi Mộc bản triều Nguyễn trongsách Đại Nam thực lục chính biên đệ nhị kỷ, quyển 165 năm Minh Mạng thứ 17(1836) ghi lại Bộ công tâu lên triều đình nội dung: "Cương giới mặt biểnta có xứ Hoàng Sa rất hiểm yếu". Một trong hai bản tấu củaThủ ngự Đà Nẵng ngày 27/6 năm Minh Mạng thứ 11 (1830) gửi đến triều đình vớinội dung vừa cứu hộ thành công thuyền buôn của Pháp đụng phải đá ngầm tại phíatây Hoàng Sa (xứ Cát Vàng). Tấu của Bộ Công ngày 13/7năm Minh Mạng thứ 18 (1837) có nội dung: Lần đi Hoàng Sa này trở về, trừ bọnKinh phái Thủy sư Suất đội Phạm Văn Biện, tỉnh phải hướng dẫn Võ Văn Hùng, PhạmVăn Sanh, đà công Lưu Đức Trực... Tấu của Bộ Công ngày 21/6năm Minh Mạng thứ 19 (1838) về việc thám sát và vẽ bản đồ ở Hoàng Sa. Bản tấuviết rằng những người được phái đi Hoàng Sa do Bộ ty Đỗ Mậu Thưởng và Thị vệ LêTrọng Ba dẫn đầu và hướng dẫn viên Vũ Văn Hùng. Ông Hùng cho biết Hoàng Sa cótất cả 4 nơi cần khảo sát thì lần này đi được 3 nơi. Chỉ dụ số 10, ngày29/2/1938 của vua Bảo Đại sáp nhập quần đảo Hoàng Sa từ tỉnh Quảng Ngãi vàotỉnh Thừa Thiên về phương diện hành chính. Tờ châu bản có chữ phêchuẩn bằng mực đỏ của vua Bảo Đại ngày 27/12, năm Bảo Đại thứ 13, tức ngày03/2/1939 khẳng định sự tiếp tục quản lý hành chính cũng như việc đưa binh línhra Hoàng Sa.