Công nghệ thông tin

Font chữ word chuẩn và cỡ chữ khi soạn thảo văn bản hành chính

Hùng Cường • 13/03/2024 16:30

Trong việc soạn thảo văn bản hành chính, quy định về phông chữ và cỡ chữ của nhà nước rất quan trọng. Đối với cả người dùng Word và nhân viên văn phòng, hiểu rõ các quy định này là cực kỳ cần thiết để tránh những sai sót không đáng có khi thực hiện công việc, vậy như thế nào mới là font chữ word chuẩn hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Mục lục

Quy định chung về phông chữ và cỡ chữ Việt Nam
Quy định riêng đối với từng thể thức văn bản
Đối với các thể thức chính
Đối với các thể thức khác

Quy định chung về phông chữ và cỡ chữ Việt Nam

Trước đây phông chữ và cỡ chữ chuẩn được thực hiện theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, từ ngày 5/3/2020, văn bản hành chính được trình bày theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo đó:

Phông chữ chuẩn là phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.

Quy định riêng đối với từng thể thức văn bản

Như đã nói ở trên, ngoài quy định chung thì tùy theo từng thể thức văn bản sẽ có quy định về cỡ chữ và kiểu chữ khác nhau.

Đối với các thể thức chính

Các thể thức chính là Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan,… Cụ thể cỡ chữ và kiểu chữ đối với từng thể thức chính được tổng hợp như sau:

Thể thức	Kiểu chữ	Cỡ chữ
Quốc hiệu CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM	Chữ in hoa, kiểu đứng, chữ đậm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu của văn bản	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tiêu ngữ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc	Chữ in thường, kiểu đứng, chữ đậm, canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu tiên viết hoa và giữa các cụm từ có gạch nối	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản	Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ 12 hoặc 13
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp	Chữ in hoa, kiểu đứng	Cỡ chữ 12 hoặc 13
Số văn bản	Chữ số Ả Rập, in thường, kiểu đứng. Chữ số nhỏ hơn 10 phải thêm số “0” đằng trước	Cỡ chữ 13
Ký hiệu văn bản	Chữ in hoa, kiểu đứng	Cỡ chữ 13
Thời gian ban hành văn bản	Chữ số Ả Rập. Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số “0” vào phía trước.	Cỡ chữ 13 đến 14
Địa danh văn bản	Chữ in thường, kiểu nghiêng. Chữ cái đầu của địa danh viết hoa	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên loại văn bản	Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Trích yếu nội dung	Chữ in thường, kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Phụ lục sau chữ “V/v”	Chữ in thường, kiểu đứng	Cỡ chữ 12 hoặc 13
Căn cứ ban hành văn bản	Chữ in thường, kiểu nghiêng	Cỡ chữ 13 hoặc 14
“Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương	Chữ in thường, kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tiêu đề của phần, chương	Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ 13 hoặc 14
“Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục	Chữ in thường, kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ từ 13 đến 14
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều	Chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
Nội dung văn bản	Chữ in thường, kiểu đứng. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm. Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu 6pt.	Cỡ chữ từ 13 đến 14
Họ, tên của người ký văn bản	Chữ in thường, kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký	Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601. Phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen.	Cỡ chữ 10
“Kính gửi” + tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân	Chữ in thường, kiểu đứng	Cỡ chữ từ 13 đến 14
Từ “Nơi nhận” + thông tin	Chữ in thường, kiểu nghiêng, đậm	Cỡ chữ 12
Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản	Chữ in thường, kiểu đứng	Cỡ chữ 11

Đối với các thể thức khác

Với các thể thức khác như tên phụ lục, số và ký hiệu văn bản,… thì quy định về kiểu chữ và cỡ chữ như sau:

Thành phần, thể thức	Kiểu chữ	Cỡ chữ
Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục	Chữ in thường, canh lề giữa, kiểu chữ đứng, đậm	Cỡ chữ 14
Tên Phụ lục	Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. Căn lề giữa	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên Phụ lục	Chữ in thường, kiểu nghiêng. Phông chữ cùng với nội dung văn bản, màu đen.	Cỡ chữ 13 hoặc14
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký	Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601. Phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen.	Cỡ chữ 10
Chữ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN” trên con dấu	Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Sử dụng mực đỏ tươi.	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Chỉ dẫn lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”	Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu đứng, đậm	Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax	Chữ in thường, kiểu đứng	Cỡ chữ từ 11 hoặc 12

Trên đây là các quy định về font chữ word chuẩn, kiểu chữ và cỡ chữ chuẩn đối với các thể thức văn bản khi soạn thảo văn bản trong Word. Người soạn thảo phải nắm bắt rõ các thông tin này và tuân theo để chủ động trong công việc của mình. Chúc các bạn thành công.