Công tác văn thư là một trong những khâu công tác hết sức quan trọng, đảm bảo thông tin, tài liệu thông suốt phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Công an các cấp. Tuy nhiên, Bộ Công an chưa quy định các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư điện tử do thời điểm ban hành, Công an các đơn vị, địa phương chưa thực hiện kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia và chưa thực hiện gửi nhận văn bản điện tử.
 |
| Văn phòng Bộ Công an tổ chức Lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong CAND. |
Bên cạnh đó, qua quá trình tổng kết, công tác văn thư còn một số hạn chế, cần sửa đổi, bổ sung như: Chưa có quy định về cơ cấu tổ chức lực lượng văn thư cấp xã; Các biểu mẫu liên quan đến công tác văn thư còn chưa đồng bộ với các quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước; Thể thức, kỹ thuật trình bày các văn bản của Ban Chỉ đạo, Hội đồng, Đoàn Kiểm tra, Tổ công tác; việc thực hiện ghi cấp bậc hàm, chức danh khoa học, danh hiệu danh dự người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ở các đơn vị sự nghiệp giáo dục, y tế, văn hóa, nghệ thuật, nghiên cứu khoa học còn chưa rõ ràng....
Hiện nay, Bộ Công an đã hoàn thành việc kết nối và thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử trong toàn lực lượng Công an nhân dân. Để đảm bảo thống nhất thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư điện tử, cũng như sửa đổi các quy định không còn phù hợp thì việc ban hành Thông tư mới thay thế các Thông tư hiện hành quy định về công tác văn thư trong Công an nhân dân là cần thiết.
Theo đó, dự thảo Thông tư này quy định nguyên tắc công tác văn thư trong Công an nhân dân phải thực hiện đồng bộ, thống nhất theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
Đồng thời, yêu cầu tất cả các văn bản đi, văn bản đến phải được tiếp nhận, đăng ký, quản lý tập trung tại văn thư trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Văn bản đi, văn bản đến phải được tiếp nhận, xử lý, phát hành, chuyển giao bảo đảm chính xác, bảo mật, kịp thời; được bảo quản nguyên vẹn; sử dụng, khai thác đúng mục đích, đúng quy định. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Không cung cấp, trao đổi thông tin văn bản đi, văn bản đến với các cơ quan, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm trong quá trình thực hiện công tác văn thư.
Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống đảm bảo thường xuyên, kịp thời.
Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời phản hồi (nêu rõ lý do từ chối) cho bên gửi biết thông qua Hệ thống.
Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
Dự thảo Thông tư cũng quy định rõ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Đối với thể thức, kỹ thuật trình bày: “Tên cơ quan, tổ chức tư vấn và thẩm quyền ký, cấp bậc hàm, chức danh khoa học, danh hiệu, danh dự; quyết định hành chính; ký số của người có thẩm quyền và ký số của đơn vị” thực hiện theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Thông tư này. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài thực hiện theo thông lệ quốc tế.
Ngoài ra, công tác soạn thảo văn bản; duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; ký nháy/tắt trước khi trình ký ban hành văn bản; thẩm quyền, trách nhiệm, thể thức, ghi cấp bậc hàm, chức danh khoa học, danh hiệu danh dự khi ký văn bản; sao văn bản; quản lý văn bản đi; quản lý văn bản đến; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư…
Toàn văn dự thảo Thông tư được đăng trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Công an để lấy ý kiến đóng góp trong thời gian 60 ngày kể từ ngày đăng. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể xem toàn văn dự thảo và tham gia đóng góp ý kiến tại đây.