Đắk Nông gặp nhiều khó khăn trong lưu trữ tài liệu

Từ năm 2019 đến nay, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã thu thập được 24 phông tài liệu của các cơ quan, đơn vị. Trong đó, có 15 phông mở, 9 phông đóng, với 17.122 hồ sơ, 2.173 hộp, tương đương 252 mét tài liệu. Thời gian hình thành hồ sơ tài liệu chủ yếu từ năm 1987 - 2018.
Trung tâm đã tiếp nhận và biên tập lại 164 hồ sơ, tài liệu sưu tầm từ năm 2019 tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Khối tài liệu này đang được bảo quản riêng theo quy định.

Trung tâm đã chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ cho 10 cơ quan, đơn vị hơn 323 mét tài liệu. Hiện nay, Trung tâm đã được trang bị phần mềm hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ, dữ liệu điện tử và sử dụng phần mềm quản lý văn bản iOffice của tỉnh. Đến nay, Trung tâm đã số hoá được 191.327 trang tài liệu của các đơn vị.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác thu thập tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn tại, khó khăn. Trong đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ còn hạn chế. Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật, không được chia sẻ, nên gây khó khăn cho trong việc phục vụ bạn đọc khai thác thông tin trực tuyến.

Đối với công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh Đắk Nông có khoảng 14.347 mét tài liệu, trong đó, thực hiện chỉnh lý khoảng 5.709 mét, chiếm 39,8%; tài liệu chưa chỉnh lý khoảng 8.638 mét, chiếm 60,2%.

Sở Nội vụ đã tiến hành 25 đợt thẩm tra tại 21 cơ quan, đơn vị, với 679,8 mét tài liệu hết giá trị.

Tỉnh Đắk Nông đã triển khai sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành iOffice cho cả 3 cấp, đáp ứng đầy đủ chức năng về xử lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ điện tử theo quy định…

Bên cạnh đó, Trung tâm còn gặp nhiều khó khăn do số lượng hồ sơ, tài liệu giấy chưa được chỉnh lý còn rất lớn nhưng chưa được các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm bố trí kinh phí để thực hiện. Tài liệu sau khi chỉnh lý tại một số cơ quan đơn vị, địa phương có chất lượng không cao, chưa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, nên khó khăn trong công tác thu nộp hồ sơ và chưa được thống kê cụ thể. Tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng…

Kết luận buổi làm việc, đồng chí Dương Khắc Mai, TUV, Phó Trưởng đoàn chuyên trách Đoàn ĐBQH tỉnh ghi nhận những ý kiến, kiến nghị của Sở Nội vụ, Trung tâm lữu trữ tỉnh. Những ý kiến tại buổi làm việc sẽ được Đoàn ĐBQH tổng hợp, có ý kiến đóng góp vào Dự thảo Luật Lưu trữ sửa đổi trình tại Kỳ họp thứ 6, Quốc hội khoá XV.