Đề xuất một số quy định mới trong công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân

Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Lưu trữ, Bộ Công an đã ban hành Thông tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28/12/2018 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân và Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân; hai thông tư này đã góp phần thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân, tạo cơ sở pháp lý góp phần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, chiến sĩ với công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này trong lực lượng Công an nhân dân.

Ngày 21/6/2024, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ năm 2024 (thay thế Luật Lưu trữ năm 2011) điều chỉnh, bổ sung nhiều quy định về công tác lưu trữ như thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ; giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Nhà nước; kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ dự phòng... vì vậy hai thông tư nêu trên cần phải điều chỉnh, bổ sung đề phù hợp với quy định của Luật lưu trữ 2024.

Do đó, việc xây dựng, ban hành Thông tư quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân là cần thiết, nhằm đảm bảo tính đồng bộ, phù hợp với các quy định mới trong Luật Lưu trữ năm 2024, tính thống nhất trong lực lượng Công an, đáp ứng nghiệp vụ công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong thực tế.

Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân được chia thành 25 nhóm hồ sơ.

Theo đó, dự thảo Thông tư gồm 03 chương, 35 điều, 01 phụ lục và 25 biểu mẫu kèm theo; với nhiều quy định mới.

Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân được chia thành 25 nhóm hồ sơ

Dự thảo Thông tư quy định, tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của Công an đơn vị, địa phương. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân được chia thành các nhóm hồ sơ và được ký hiệu như sau:

-    Nhóm 1. Hồ sơ chung (ký hiệu HSC);

-    Nhóm 2. Hồ sơ về tổ chức, cán bộ (ký hiệu TCCB);

-    Nhóm 3. Hồ sơ về lao động (ký hiệu LĐ);

-    Nhóm 4. Hồ sơ về tiền lương (ký hiệu TL);

-    Nhóm 5. Hồ sơ về đào tạo, bồi dưỡng (ký hiệu ĐTBD);

-    Nhóm 6. Hồ sơ về thi đua, khen thưởng (ký hiệu TĐKT);

-    Nhóm 7. Hồ sơ về quy hoạch (ký hiệu QH);

-    Nhóm 8. Hồ sơ về kế hoạch (ký hiệu KH);

-    Nhóm 9. Hồ sơ về thống kê (ký hiệu TK);

-    Nhóm 10. Hồ sơ về khoa học, công nghệ (ký hiệu KHCN);

-    Nhóm 11. Hồ sơ về tài chính, kế toán (ký hiệu TCKT);

-    Nhóm 12. Hồ sơ về đảm bảo vật tư, thiết bị kỹ thuật (ký hiệu VTTB);

-    Nhóm 13. Hồ sơ về xây dựng cơ bản (ký hiệu XDCB);

-    Nhóm 14. Hồ sơ về văn thư, lưu trữ (ký hiệu VTLT);

-    Nhóm 15. Hồ sơ về quản trị công sở (ký hiệu CS);

-    Nhóm 16. Hồ sơ về xuất bản, báo chí, tuyên truyền (tài liệu xuất bản ký hiệu XB; tài liệu báo chí ký hiệu BC; tài liệu tuyên truyền ký hiệu TT);

-    Nhóm 17. Hồ sơ về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng (tài liệu thanh tra ký hiệu TTr; tài liệu khiếu nại, tố cáo ký hiệu KNTC; tài liệu phòng, chống tham nhũng ký hiệu PCTN);

-    Nhóm 18. Hồ sơ về công tác pháp chế và cải cách hành chính, tư pháp (ký hiệu PC);

-    Nhóm 19. Hồ sơ về hợp tác quốc tế (ký hiệu QT);

-    Nhóm 20. Hồ sơ về công tác xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc (ký hiệu PT);

-    Nhóm 21. Hồ sơ của tổ chức Đảng (ký hiệu ĐA);

-    Nhóm 22. Hồ sơ của tổ chức Công đoàn (ký hiệu CĐ);

-    Nhóm 23. Hồ sơ của tổ chức Đoàn Thanh niên (ký hiệu TN);

-    Nhóm 24. Hồ sơ của tổ chức Hội Phụ nữ (ký hiệu PN);

-    Nhóm 25. Hồ sơ về lĩnh vực chuyên môn khác (ký hiệu HSK);

Mã hồ sơ

Dự thảo Thông tư quy định mới về Mã hồ sơ, bao gồm các trường tin sau: Mã định danh của đơn vị, địa phương hình thành phông hồ sơ gồm 15 ký tự theo Thông tư số 18/2021/TT-BCA ngày 05/02/2021 của Bộ Công an; năm hình thành hồ sơ; số hồ sơ; ký hiệu đơn vị hình thành hồ sơ và ký hiệu hồ sơ.

Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu

Về thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, dự thảo Thông tư quy định: Trước ngày 31/12 hằng năm, Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc năm trước, có thời hạn lưu trữ từ 05 năm trở lên vào lưu trữ hiện hành; đối với tài liệu xây dựng cơ bản là 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Không nộp lưu hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ phối hợp giải quyết công việc khi đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì, các văn bản gửi để biết, để tham khảo vào lưu trữ hiện hành.

Trường hợp các đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được sự đồng ý của lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương và phải gửi mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại cho bộ phận lưu trữ. Thời gian giữ hồ sơ tại đơn vị không quá 02 năm kể từ năm công việc kết thúc.

Đối với giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử, dự thảo quy định: Trước ngày 31/12 hằng năm, lưu trữ hiện hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã kết thúc 20 năm vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Bộ nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử do Văn phòng Bộ quản lý. Lưu trữ hiện hành ở Công an cấp tỉnh, cấp huyện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Công an cấp tỉnh.

Toàn văn dự thảo Thông tư được đăng trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Công an để lấy ý kiến của nhân dân trong thời gian 60 ngày. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể xem toàn văn dự thảo và tham gia đóng góp ý kiến chi tiết tại đây.